Manajemen Personalia
A
Ruang Lingkup Manajemen
Personalia
Menurut Prof. Edwin
B. Filippo, manajemen personalia adalah “perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan dan pengendalian atas pengadaan tenaga kerja, pengembangan,
kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemutusan hubungan kerja dengan sumber
daya manusia untuk mencapai sasaran perorangan, organisasi, dan masyarakat “.
Menurut Hani
Handoko, manajemen mencakup fungsi-fungsi : Perencanaan (Penetapan apa yang
akan dilakukan), Pengorganisasian (perancangan dan penugasan kelompok kerja),
Penyusunan Personalia (penarikan, seleksi, pengembangan, pemberian kompensasi
dan penilaian presttasi kerja), Pengarahan (motivasi, kepemimpinan,
integrasidan pengelolaan konflik) serta pengawasan.
Dalam bentuk kerangka,
definisi tersebut akan tampak sebagai berikut:
1. Fungsi-
Fungsi Manajemen
a.
Perencanaan
(planning)
b.
Pengorganisasian
(organizing)
c.
Pengarahan
(directing)
d.
Pengendalian
(Controling )
2.
Fungsi-fungsi operasional
a.
Pengadaan tenaga
Kerja (procurement)
b.
Pengembangan
(development)
c.
Kompensasi
d.
Integrasi
e.
Pemeliharaan
(maintenance)
f.
Pemutusan hubungan
kerja (separation)
v Perencanaan (Planning)
Perencanaan berarti penentuan program personalia yang akan
membantu tercapainya sasaran yang telah disusun untuk perusahaan itu.
v Pengorganisasian (organizing)
Organisasi adalah alat untuk mencapai tujuan, manajer
personalia menyusun suatu organisasi dengan merancang struktur hubungan antara
pekerjaan , personalia, dan faktor-faktor fisik .
v Pengarahan (directing)
Fungsi sederhana dari pengarahan adalah untuk membuat atau
mendapatkan karyawan melakukan apa yang diinginkan, dan harus mereka lakukan
(pemberian perintah)
v Pengendalian (controlling)
Pengendalian adalah fungsi manajerial yang berhubungan
dengan pengaturan kegiatan agar sesuai dengan rencana personalia yang
sebelumnya telah dirumuskan berdasarkan analisis terhadap sasaran dasar
organisasi
Pengadaan tenaga
kerja
Fungsi operasional dari manajemen
personalia adalah berupa usaha untuk memperoleh jenis dan jumlah yang tepat
dari personalia yang diperlukan untuk menyelesaikan sasaran organisasi. Hal-hal
yang dilakukan dalam kaitan ini adalah penentuan sumber daya manusia yang
dibutuhkan dan perekrutannya, seleksi, dan penempatan . Dalam tahapan ini
diperlukan analisis jabatan yang ada untuk membuat deskripsi pekerjaan/ Job
Description dan juga pekerjaan/ Job Specification.
Pengembangan
Pengembangan merupakan peningkatan
keterampilan melalui pelatihan yang perlu untuk prestasi kerja yang tepat.
Kegiatan ini amat penting dan terus tumbuh karena perubahan teknologi,
reorganisasi pekerjaan, dan tugas manajemen yang semakin rumit.
Untuk itu diperlukan suatu
pembekalan agar karyawan yang ada dapat lebih menguasai dan ahli dibidangnya
masing-masin serta meningkatkan kinerja yang ada. Dengan begitu proses
pengembangan dan evaluasi karyawan menjadi sangat penting mulai dari karyawan
pada tingkat rendah maupun yang tinggi.
Kompensasi
Kompensasi adalah imbalan atas kontribusi kerja karyawan
secara teratur dari organisasi atau perusahaan. Kompensasi yang tepat sangat
penting dan disesuaikan dengan kondisi pasar tenaga kerja yang ada pada
lingkungan eksternal. Kompensasi yang tidak sesuai dengan kondisi yang ada
dapat menyebabkan masalah di kemudian hari ataupun dapat menimbulkan kerugian
pada organisasi/ perusahaan
Integrasi
Integrasi merupakan usaha untuk
menghasilkan suatu rekonsiliasi (kecocokan) yang layak atas
kepentingan-kepentingan perorangan (individu), masyarakat , dan organisasi.
Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan usaha untuk
mengabadikan angkatan kerja yang mempunyai kemauan dan mampu untuk bekerja.
Terpeliharanya kemauan untuk bekerja sangat dipengaruhi oleh komunikasi dengan
para karyawan, keadaan jasmani (fisik) karyawan, dan kesehatan serta
keselamatan kerja.
Pemutusan Hubungan
Kerja
Jika fungsi pertama manajemen
personalia adalah untuk mendapatkan karyawan, adalah logis bahwa fungsi
terakhir adalah memutuskan hubungan kerja dan mengembalikan orang-orang
tersebut kepada masyarakat. Organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakan
proses pemutusan hubungan kerja sesuai dengan persyaratan-persyaratan yang
telah ditentukan, dan menjamin bahwa warga masyarakat yang dikembalikan itu
berada dalam keadaan yang sebaik mungkin.
B.
Rekrutmen Pegawai
Pengadaan
karyawan atau pegawai berhubungan erat dengan kegiatan penarikan tenaga kerja,
seleksi dan penempatan tenaga kerja sesuai dengan bidang keahliannya.
Ada beberapa pengertian rekrutmen menurut beberapa ahli,
sebagai berikut:
v Henry
Simamora (1997:212) menyatakan bahwa Rekrutmen (Recruitment) adalah serangkaian
aktivitas mencari dan memikat pelamar kerja dengan motivasi, kemampuan,
keahlian dan pengetahuan yang diperlukan guna menutupi kekurangan yang
diidentifikasi dalam perencanaan kepegawaian.
v Randall
S. Schuler dan Susan E. Jackson (1997:227) rekrutmen
antara lain meliputi upaya pencarian sejumlah calon karyawan yang memenuhi
syarat dalam jumlah tertentu sehingga dari mereka perusahaan dapat menyeleksi
orang-orang yang paling tepat untuk mengisi lowongan pekerjaan yang ada.
v Menurut Noe
at. all ( 2000 ) rekrutmen didefinisikan sebagai pelaksanaan atau aktifitas
organisasi awal dengan tujuan untuk mengidentifikasi dan mencari tenaga kerja
yang potensial.
Suatu
organisasi akan dapat mengisi lowongan secara lebih cepat dengan biaya yang
rendah pula jika sumber daya rekrutmen digunakan secara optimal. Adapun
sumber-sumber rekrutmen terdiri dari:
a. Sumber Eksternal, yaitu penarikan tenaga kerja dari luar
perusahaan untuk menempati jabatan yang kosong. Sumber eksternal bisa berasal
dari: Catatan-catatan/file lamaran; Walk in Applicants (mendatangi
secara langsung); Lembaga-lembaga pendidikan; Open Houses (pelamar
datang untuk mendapatkan penjelasan pada watu-waktu yang dikehendakinya); Field
Interview (sama dengan open houses, hanya dilakukan diluar kota
dengan biaya lebih mahal serta membutuhkan lebih banyak iklan); Tenaga kerja
sementara; Part-time dan kontrak; Organization Outplacing Employees;
Direct Mail Recruitment; Telephone Recruitment; Pertemuan para
profesional, Asosiasi dagang dan pameran; Agen-agen tenaga kerja swasta; dan
Iklan Rekrutmen.
Kebaikan- kebaikan dari sumber
Eksternal:
1. Kewibawaan pejabat relatif baik.
2. Kemungkinan membawa sistem kerja baru yang lebih baik.
Kelemahan –
kelemahan sumber Eksternal:
1. Prestasi karyawan lama cenderung turun, karena tidak ada
kesempatan untuk promosi.
2. Biaya perekrutan besar, karena iklan dan seleksi.
3. Waktu perekrutan relatif lama.
4. Orientasi dan induksi harus dilakukan.
5. Turnover cenderung akan meningkat.
6. Perilaku dan
loyalitasnya belum diketahui.
b. Sumber internal adalah karyawan yang akan mengisi lowongan
kerja diambil dari dalam perusahaan tersebut, yakni dengan cara memutasikan
atau pemindahan karyawan yang memenuhi spesifikasi pekerjaan jabatan itu.
Pemindahan karyawan itu baik yang bersifat vertikal (promosi ataupun demosi)
maupun bersifat horizontal. Jika masih ada karyawan yang memenuhi spesifikasi
pekerjaan, sebaiknya pengisian jabatan tersebut diambil dari dalam perusahaan,
khususnya untuk jabatan manajerial. Hal ini sangat penting untuk memberikan
kesempatan promosi bagi karyawan yang ada.
Jika
lowongan pekerjaan yang kosong diisi oleh orang dalam, berarti dalam
perekrutannya adalah melalui karyawan perusahaan tersebut yang dipromosikan,
yang mempunyai keahlian sesuai dengan jabatan yang akan diisi. Pengaruhnya
terhadap perusahaan jika lowongan tersebut diisi oleh orang dalam bisa
lebih baik jika dilihat dari segi biaya perekrutan, waktu perekrutan dan
sebagainya.Dengan demikian tidak ada kekhawatiran dari perusahaan terhadap
kemampuan karyawan tersebut.
Yang perlu
diperhatikan jika lowongan yang kosong diisi oleh orang dalam adalah apakah
orang atau karyawan tersebut mempunyai potensi sesuai dengan jabatan yang akan
diisinya. Kita tidak akan bisa meningkatkan kinerja seseorang yang pekerjaannya
tidak sesuai dengan potensinya, bagaimanapun kita melatih dan memotivasinya.
Kinerja yang sebelumnya baik, belum tentu didapat juga jika karyawan tersebut
menempati posisi yang tidak sesuai dengan potensinya.
Ada orang
yang potensi dan bakatnya adalah menjadi pengikut dan pelaksana. Ia akan bisa
menjadi the best sales performer misalnya; namun ketika dipromosikan menjadi
supervisor atau manager, bisa saja kinerja dan prilakunya menjadi buruk; yang
mengakibatkan perusahaan rugi dua kali: Pertama, kehilangan sales, karena
salesman terbaiknya dijadikan supervisor atau manager. Kedua, kehilangan
kekompakan team, karena dipimpin oleh bad leader!
Jadi dengan
mengetahui bakat serta potensi terbaik seseorang, ia bisa ditempatkan pada
posisi yang tepat. Dan dengan tambahan pelatihan dan kepemimpinan yang baik, ia
akan bisa mengembangkan potensi dirinya kelevel yang optimal dan menghasilkan
prestasi terbaik.
C. Kelemahan dan Keunggulan Rekrutmen Karyawan Melalui Orang
Dalam (Internal)
Keunggulan rekrutmen internal adalah:
1.
Meningkatkan moral kerja &
kedisiplinan karyawan, karena ada kesempatan promosi.
2.
Perilaku dan loyalitas karyawan
semakin besar terhadap perusahaan.
3.
Biaya perekrutan relatif kecil,
karena tidak perlu memasang iklan.
4. Waktu perekrutan relatif singkat.
5.
Orientasi dan induksi tidak
diperlukan lagi.
6. Kestabilan
karyawan semakin baik.
Kelemahan dari
rekrutmen internal adalah:
1. Kewibawaan karyawan
yang dipromosikan itu kurang.
2. Kurang membuka
kesempatan sistem kerja baru dalam perusahaan.
3. Terjadinya
kekosongan kembali dari jabatan yang ditinggalkan
D.
Informasi Pekerjaan
Jika terjadi mutasi atau promosi sehingga dipindahkan ke
posisi pekerjaan yang lain, maka ada beberapa informasi yang perlu diketahui,
antara lain:
1. Deskripsi Jabatan / Job Description
Yaitu penjelasan tentang suatu
jabatan, tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenangnya dan sebagainya.
Uraian Pekerjaan (job description)
Menguraikan hal-hal berikut :
a.
Identifikasi
pekerjaan atau jabatan yakni memberikan nama jabatannya, seperti; rektor,
dekan, dosen, kabag administrasi, dll.
b.
Hubungan tugas dan
tanggung-jawab, yaitu perincian tugas dan tanggung-jawab secara nyata yang
diuraikan secara terpisah. Rumusan hubungan hendaknya menunjukkan hubungan
antara pejabat dengan orang lain baik di dalam maupun di luar organisasi.
c.
Standar wewenang
dan pekerjaan yakni kewenangan dan prestasi yang harus dicapai oleh setiap
pejabat tersebut harus jelas.
d.
Syarat kerja harus
diuraikan dengan jelas seperti alat-alat, mesin-mesin, dan bahan baku yang akan
dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
e.
Ringkasan pekerjaan
atau jabatan, yaitu hendaknya menguraikan bentuk umum pekerjaan dengan hanya
mencantumkan fungsi-fungsi dan aktivitas utamanya.
2. Pengembangan Karir
Pengembangan karir berkaitan
dengan promosi untuk mendapatkan pekerjaan atau posisi jabatan yang lebih
bagus.
3. Kondisi Kerja
Berkaitan dengan kondisi
pekerjaan yang baru. Apakah lingkungan kerja yang baru tersebut kondusif baik
sesama rekan atau dengan bawahan.
4. Program Kesehatan dan Pelayanan
Yaitu berkaitan dengan
pelayanan kesehatan yang didapatkan seandainya menduduki pekerjaan yang baru
tersebut. Apakah program kesehatan dan pelayanan yang diberikan lebih baik
serta lebih mudah atau tidak.
5. Upah atau Gaji
Yaitu berkaitan dengan upah dan
tunjangan yang akan didapat jika dipindahkan pada posisi pekerjaan yang lain.
Setiap karyawan tentu mengharapkan upah dan tunjangan yang lebih baik. Sehingga
informasi yang berkaitan dengan hal tersebut penting untuk diketahui oleh
karyawan yang akan dipindahkan.
E.
Pembinaan Karyawan
Meningkatkan
pemberdayaan karyawan dapat dilakukan dengan meningkatkan disiplin kerja.
Keberadaan disiplin kerja menjadi sangat penting karena hanya dalam suasana
kerja yang penuh disiplin peruasahaan dapat menjalankan program yang telah
direncanakan.
Disiplin
kerja akan menekankan pada upaya penyadaran dan pembentukan perilaku karyawan
untuk mematuhi tata peraturan yang telah disusun oleh perusahaan. Penyadaran
dan pembentukan perilaku tersebut akan membentuk keselarasan antara tujuan
individual masing – masing karyawan dengan tujuan perusahaan. Hal ini sangat
penting untuk menghindari terjadinya pertentangan tujuan dan nilai – nilai yang
dianut oleh para karyawan dan perusahaan dan antar para karyawan sendiri.
Pembinaan
disiplin secara berkelanjutan perlu dilakukan untuk mempertahankan disiplin
kerja yang telah terbentuk serta berupaya untuk senantiasa meningkatnya.
Pembinaan disiplin kerja dapat dilakukan dengan cara “preventif” dan “korektif”
( T. Hani Handoko, 1978 ). Kedua cara tersebut dirumuskan menjadi kerangka
dasar pembinaan disiplin karyawan yang akan diterapkan secara berkelanjutan.
Pembinaan
disiplin secara preventif adalah dengan
mendorong para karyawan untuk patuh terhadap berbagai tata aturan yang berlaku
pada perusahaan. Hal ini dimaksudkan untuk mencegah terjadinya pelanggaran –
pelanggaran tata peraturan yang berlaku dengan tujuan utama untuk membina
disiplin diantara para karyawan. Pembinaan dengan cara korektif dilakukan untuk
menangani pelanggaran – pelanggaran lebih lanjut. Pembinaan korektif sering
berupa suatu bentuk hukuman dan disebut tindakan pendisiplinan.
Pembinaan
karyawan yang dikatakan manusiawi yaitu pembinaan atau pengambilan tindakan
disiplin yang dilakukan secara manusiawi, dapat dilakukan dengan cara:
a.
Dilakukan secara
objektif, yaitu menunjukkan kesalahan yang telah dilakukan atau perbuatan yang
melanggar hokum atau peraturan yang berlaku.
b.
Hukuman yang
dikenakan setimpal dengan kesalahan yang dilakukan.
c.
Teknik
pembinaan/pendisiplinan tidak merendahkan martabat seseorang/karyawan.
d.
Tindakan pembinaan
/ pendisiplinan bersifat mendidik.
e.
Tindakan pembinaan
/ pendisiplinan bersifat mendidik.
f.
Tindakan pembinaan
/ pendisiplinan tidak dilakuan secara emosional
g.
Tindakan pembinaan
/ pendisiplinan dilakukan berdasarkan aturan yang berlaku.
F. Konsep Manajemen Yang Berlaku Pada Dunia Bisnis di Indonesia
Konsep
manajemen, seilmiah dan secanggih apa pun, ternyata tak banyak bedanya dari fashion,
baik busana maupun gadget elektronik. Apa yang populer dipakai
perusahaan-perusahaan di negara maju, biasanya juga akan ditiru
perusahaan-perusahaan di negara berkembang seperti Indonesia. Banyak perusahaan
menerapkan konsep-konsep itu karena adanya kebutuhan (needs), baik
akibat penurunan kinerja maupun persaingan bisnis yang makin ketat.
Tema-tema
(konsep) manajemen yang populer antara lain Good Corporate Governance (GCG),
Corporate Social Responsibility (CSR), Balanced Scorecard (BSC), Six
Sigma, EconomicValue Added (EVA), Customer Relationship Management (CRM),
Supply Chain Management (SCM), Change Management, Outsourcing,
Competency Based Human Resource Management, Performance Management,
Value Based Management, 7 Habits dan BCG Matrix.
Konsep –
konsep diatas kembali popular karena ada kebutuhannya. Sebagai contoh GCG bisa
marak karena makin tingginya tuntutan menjalankan praktik bisnis yang baik,
benar dan transparan. Tidak hanya didunia bisnis menggunakan konsep ini, pada
instansi pemerintahan juga diberlakukan. Begitu pula konsep-konsep lain.
Misalnya, belakangan konsep CSR makin dilirik, karena perusahaan mulai
merasakan perlunya memberi perhatian pada lingkungan sekitarnya agar
ketenteraman dalam menjalankan bisnis terwujud. Pendekatan EVA di bidang
keuangan juga makin diminati karena tampaknya investor makin peduli pada
perusahaan yang mampu memberikan nilai tambah.
Di bidang
manajemen yang lebih operasional, ada dua konsep manajemen yang ngetren dalam
3-4 tahun terakhir di dunia, yakni Smart Customization (SC) yang lebih
dekat ke bidang pemasaran dan Tailored Business Streams (TBS) yang lebih
condong ke manajemen operasional. SC adalah konsep manajemen yang meng-customize
layanan untuk mayoritas pelanggan. Artinya, perusahaan akan diarahkan untuk
lebih cerdas memilih segmen yang pertumbuhan bisnisnya cepat, berskala besar,
dengan suatu proses yang dapat distandardisasi, sehingga harga jual lebih murah
dan perusahaan menjadi kompetitif di pasar. Konsep ini pun bisa diterapkan di
bisnis lainnya. Alasannya, konsep ini muncul karena ada kebutuhan memahami
segmen pelanggan yang ingin dilayani kebutuhannya dan menyesuaikan produk
tersebut, sehingga mereka hanya membayar atas servis yang dipakainya, tidak
termasuk servis yang tidak dipakainya. Di Tanah Air, Darwin menilai, konsep SC
telah dipraktikkan Lion Air. Maskapai penerbangan ini dilihatnya berhasil
membidik pelanggan yang hanya butuh terbang dengan selamat, tanpa butuh servis
macam-macam di bandara ataupun di udara.
Faktor yang
paling dominan memengaruhi adopsi konsep manajemen di masa depan adalah
struktur pasar. Di sini faktor-faktornya adalah tingkat kompetisi dan jumlah
pemain di mana perusahaan berkiprah, ketersediaan barang substitusi, kekuatan
pemasok dan kekuatan pelanggan/pembeli. Tak sedikit hambatan yang menghadang
perusahaan untuk bisa menerapkan konsep-konsep manajemen terbaru. Di antaranya,
ketidaksiapan SDM, kurangnya komitmen manajemen puncak, ketertinggalan
teknologi yang digunakan, dan mahalnya biaya implementasi konsep tersebut.
Sayangnya, banyak perusahaan Indonesia yang masih sekadar berusaha melanjutkan
hidup.
Mengenai apa
yang sebaiknya dipakai agar perusahaan bisa menerapkan konsep manajemen
terbaru, yakni menyiapkan dan meningkatkan kualitas SDM, menyiapkan sistem dan
prosedur yang baik, membangun komunikasi dengan stakeholders, menyiapkan
mekanisme tata kelola perusahaan yang baik, membangun mental dan budaya
perusahaan yang adaptif, serta punya visi dan komitmen yang jelas dari
manajemen puncak dan pemilik perusahaan.
Komentar
Posting Komentar